Cada semana, todos contamos con 168 horas, sin embargo, depende de cada quien el aprovecharlas al máximo.
Es un hecho el que no podemos controlar el tiempo, pero podemos controlar las actividades que realizamos en determinados periodos de tiempo, de modo que podamos realizar, un número significativo de actividades, dando prioridad a aquellas que; sean más importantes, nos proporcionen mayor satisfacción o nos lleven a cumplir nuestros objetivos.
Por eso mimo y para administrar de manera más eficiente y optima el tiempo en la organización, se debe:
- Conocer las prácticas habituales en cuanto a la organización y planificación del tiempo, es decir, analizar cómo se gasta actualmente el tiempo.
- Conocer el ciclo vital de trabajo y adaptar la planificación del tiempo en base a ello.
- Seleccionar lo más importante, identificar metas, objetivos y prioridades.
- Seleccionar las estrategias más idóneas para alcanzar las metas, los objetivos y las prioridades.
- Llevar una lista de tareas pendientes, asignarles prioridad y caducidad.
- Planear cada día con su debida anticipación.
- No dejar las cosas para después.
- Delegar responsabilidades y tareas.
- Cumplir con lo realmente importante sin atiborrar la agenda de actividades que no contribuirán en lo absoluto.
Cabe señalar que el rendimiento de cada persona es muy diferente y varía a lo largo del tiempo, por ello, el identificar los momentos de más rendimiento puede ser de gran ayuda al momento de planificar mejor el trabajo.
¿Qué puede salir mal de no administrar bien el tiempo?
El tiempo es el recurso más escaso que existe a menos que se maneje adecuadamente. La administración del tiempo es la administración de uno mismo, de nuestros colaboradores y del trabajo en general, es el arte de hacer que ese control sirva para el beneficio de las personas con el manejo adecuado de los recursos.
Sin embargo, no siempre se tiene claro esto último al momento de plantear una estrategia de administración de tiempo, y se pueden caer en erróneas creencias que terminen dificultando los procesos como son:
- Realizar las tareas solamente con mayor rapidez para poder con ello tener tiempo sobrante, o lo que es lo mismo, creer que se tendrá más tiempo para todo, si sólo se llena de actividades las horas. Lo malo de este proceder es que se terminaría trabajando con mayor rapidez y presión, propiciando con ello a que se cometan más errores que generen únicamente problemas.
- Trabajar más horas para lograr más objetivos. Tarde que temprano, más de uno caemos en este salvavidas ilusorio, lo que nos lleva a dar patadas de ahogado pues, cuando esto se convierte en rutina, se generan otros problemas: la jornada laboral se alarga y el tiempo personal va desapareciendo a medida que se incrementa el tiempo de trabajo.
En cualquiera de los dos casos, el resultado es el mismo, ni se logra una eficiencia real, ni se progresa en el trabajo y lo que es peor, se termina entorpeciendo el proceso. Pues bien, para no caer en los desaciertos anteriores, es necesario tener en mente los beneficios de contar con una bien planeada administración de tiempos, priorizando las actividades y teniendo siempre como meta los objetivos de la empresa. El tiempo es un recurso único. Día a día, todos gozamos de la misma cantidad y debe gastarse con razón.
